Generalidades del Órgano Técnico Consultivo del ITI

¿QUE ES EL ÓRGANO TÉCNICO CONSULTIVO?

Sus integrantes son los encargados de proponer los procedimientos técnicos para la constitución de un sistema de control de archivos a nivel Estado.

¿QUIENES SON SUS INTEGRANTES?
- Un representante del archivo del Poder Legislativo.
- Un representante del archivo del Poder Judicial.
- Un representante del archivo general del Estado.
- Un representante del archivo municipal de Navojoa
- Un representante del archivo municipal de Agua Prieta.
- Un representante del archivo municipal de Hemosillo.
- Un representante del archivo histórico de la Universidad de Sonora.
- Un representante del Instituto Sonorense de Administración Pública.

¿QUE ES LO QUE HACE?
1.- Propone al Instituto medidas, mecanismos y politicas generales convenientes para el mejor desempeño de las actividades archivisticas.
2.- Propone diseño y contenido de formatos de control documental.
3.- Propone investigaciones sobre nuevas técnicas de administración de documentos

Procedimiento de destrucción de documentos públicos:
Ley de Acceso a la Información Pública para el Estado de Sonora:

Artículo 67.- Los documentos archivados no podrán ser destruidos antes de cuarenta años de su fecha, SALVO que el Instituto decida reducir este plazo por razones ESPECIALES, exceptuándose los documentos que sean considerados históricos, los cuales no podrán destruirse en ningún tiempo y bajo ninguna circunstancia.

PROCEDIMIENTO artículo 68:

1.- El sujeto obligado interesado en destruir documentación deberá hacer una solicitud por escrito en atención al Instituto, fundamentando y motivando tal decisión.

2.-El Instituto recibe la solicitud y coteja lo descrito en ella con el escenario real y físico de la documentación, con el objeto de proceder a la aprobación o negación de tal solicitud.

3.-De ser la respuesta en su favor, el sujeto obligado procede a publicar un aviso en un periódico de circulación estatal con el objetivo de informar a cualquier persona los siguientes datos:

- Área o áreas que generaron el archivo y la última que lo tuvo a su cargo.

-El período que comprende la información del archivo.

-La naturaleza del contenido del archivo.

-Plazo y procedimiento en que puede consultar la información.

-Si se conservará respaldo electrónico del archivo.

Cualquier persona podrá solicitar al Instituto que no se destruya parte o todos los documentos, exponiendo sus razones que justifiquen su solicitud. El Instituto tendrá diez días hábiles para resolver tal situación, de ser a favor la petición se le entregarán en DONACIÓN al mismo

GENERALIDADES
Definiciones más comunes:
ARCHIVO: Conjunto orgánico de documentos, en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por los sujetos obligados oficiales.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los sujetos obligados oficiales y que permanecen en él hasta su destino final.

ARCHIVOS GENERALES: Expresión genérica para referirnos a los archivos que concentran la documentación generada y recibida por las dependencias y entidades públicas, y son: el Archivo General del Estado, el Archivo General del Congreso del Estado, el Archivo General del Poder Judicial del Estado, los archivos generales de las entidades de la administración pública paraestatal y los archivos generales de los ayuntamientos del Estado y sus entidades.

ARCHIVO DE TRÁMITE: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.

ARCHIVO HISTÓRICO: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.

BAJA DOCUMENTAL: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos.

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.

CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad, sin que esta clasificación en materia de archivo corresponda a la clasificación de la información restringida.

CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo.

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad.

DEPURACIÓN: Es la eliminación física de documentos, los cuales ya cumplieron su función y plazos determinados en el cuadro general de clasificación, deben estar acompañados del criterio de eliminación y este a su vez asentarse en un acta.

DESTINO FINAL: Selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico.

DIGITALIZACIÓN: Es la conversión de documentos en papel a imágenes electrónicas por medio de un scanner.

DOCUMENTACIÓN ACTIVA: Aquélla necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite.

DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA: Aquélla de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse.

FONDO: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una entidad pública, con cuyo nombre se identifica.

EXPEDIENTE: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad.

GUÍA GENERAL: Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales.

PLAZO DE CONSERVACIÓN: Período de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos adicionales establecidos en los presentes Lineamientos.

TRANSFERENCIA: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria).

SECCIÓN: Es la división de un fondo basado en la estructura orgánica de la entidad pública o equivalente de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

SERIE: Es el conjunto de expedientes de estructura y contenido homogéneo emanado de una misma unidad administrativa, como resultado de sus funciones específicas.

SERIES DOCUMENTALES: Son agrupamientos de documentación que se produce y se usa en cualquier institución, entidad pública o en alguna de sus unidades de adscripción internas, es decir una asociación de expedientes cuya producción deriva del ejercicio de una misma función o atribución.

VALORACIÓN: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.

VALOR DOCUMENTAL: Condición de los documentos que les confiere características administrativas,
legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios).

VIGENCIA DOCUMENTAL: Período durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables

Legislación respectiva al resguardo de documentación pública:
1.- Constitución Federal artículo 6º fracción V: Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados…

2.- Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora Artículo 45: La consulta directa de información pública podrá realizarla cualquier persona en los archivos o en los espacios especiales que para tal efecto hayan destinado los sujetos obligados oficiales, permitiéndose el acceso a los documentos originales sólo en el caso de que no se encuentren almacenados mediante algún sistema fotográfico, magnético, digital o semejante y siempre y cuando el estado físico de dichos documentos lo permita.

Artículo 61- Los servidores públicos serán responsables por el incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta Ley, así como por incurrir en alguno de los siguientes supuestos:

I.- Usar, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, divulgar o alterar, total o parcialmente y de manera indebida, información pública que se encuentre bajo su custodia o a la cual tengan acceso o conocimiento con motivo de su empleo, cargo o comisión.

Artículos 63 al 70…

3.- Lineamientos para la organización y conservación de la documentación pública:

Artículo 1°.- Los presentes lineamientos son de orden general y obligatorio para los sujetos obligados oficiales en relación a la administración, conservación y preservación de sus archivos.

Transitorio Segundo.- Los sujetos obligados contarán con un plazo de dos años contado a partir de la publicación de los presentes lineamientos en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado, para valorar y organizar la documentación que está resguardada.(10 de julio 2006).

4.- Ley que Regula la Administración de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de Sonora Artículo 1°: …

I.- Regular la administración de documentos administrativos e históricos de los poderes del Estado, de las Entidades de la administración pública paraestatal y de los Municipios, y;

Artículo 4°…
Los archivos generales, por su naturaleza e importancia, deberán ubicarse de preferencia en locales autónomos, para su mejor guarda, conservación y consulta.

5.- Ley de Bienes y Concesiones para el Estado de Sonora:

Artículo 12.- Son bienes de dominio público…

V.- Los muebles propiedad del Estado, que por su naturaleza normalmente no sean sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los archivos, las piezas artísticas e históricas de los museos, las pinturas murales, las esculturas y cualquier obra artística incorporada o adherida permanentemente a los inmuebles del dominio del Estado;

6.- Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado de Sonora:

Artículo 63…

Fracción VIII.- Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tengan acceso, impidiendo o evitando el uso, sustracción, destrucción, ocultamiento, utilización o inutilización de aquellas.

Artículo 68.- Las sanciones por el incumpliendo de las obligaciones…
1.- Apercibimiento.
2.- Amonestación.
3.- Suspensión.
4.- Destitución del puesto.
5.- Sanción económica.
6.- Inhabilitación temporal para desempeñar empleos, cargos o comisiones en el servicio público.
7.- Ley de Gobierno y Administración Municipal:

Artículo 44.- Con el propósito de facilitar el proceso de entrega-recepción, los titulares de las dependencias y entidades de la administración municipal deberán mantener ordenados y permanentemente actualizados sus informes, registros, controles y demás documentación relativa a los asuntos de su competencia y la información de los recursos humanos, materiales y financieros de que disponen para el ejercicio de sus funciones.

Artículo 89. - Son obligaciones del Secretario del Ayuntamiento:

IX.- Organizar, dirigir y controlar el Archivo General del Municipio y la correspondencia oficial;

Codigo Penal para el Estado de Sonora artículo 327: Se impondrán de dos a diez años de prisión y de veinte a trescientos días multa, a los que causen incendio, inundación o explosión, con daño o peligro de:

I y II.-…
III.- Archivos públicos o notariales;

Código Penal Federal artículo 214 fracción IV; si destruye o extravía un documento o un expediente por falla en la custodia de un documento

Instrumentos de Control Documental:
El responsable de archivo de cada dependencia del Gobierno del Estado y de los Municipios, será el encargado de asegurarse de que se elaboren los instrumentos de consulta y control, que propicien la organización, conservación y pronta localización de sus archivos administrativos.

El Instituto de Transparencia Informativa en el afán de apoyar a los sujetos obligados y ciudadanía en general en materia de organización y control de documentos, pone a disposición instructivos de creación de los instrumentos de control sugeridos por ley, hay que señalar que estos instructivos son meramente recomendaciones y son propuestos por el Archivo General de la Nación.

Qué criterio aplicar al momento de valorar la documentación pública:

La valoración de documentos públicos es todo un proceso en el cual se realiza un análisis de la información desde distintos puntos de vista, que se verán reflejados al momento de asignar un tiempo de vida a cada documento permitiendo esto poder buscar espacios para su conservación o bien implementar los requisitos requeridos por la ley para determinar una destrucción o baja documental.